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Neste artigo vou explicar como encontrar a melhor ferramenta de gestão de projetos e tudo o que precisa de saber em relação à gestão de projetos .

A sua equipa é importante e variada, trabalhando em todos os locais diferentes e reunindo coleções exclusivas de habilidades.

A sua equipa também precisa ser capaz de se comunicar e colaborar para que as tarefas possam ser trabalhadas em conjunto e concluídas quando necessário.

É possível que a sua equipa não esteja acostumada a trabalhar junta e alguns membros nem estejam acostumados a colaborar.

É por isso que a gestão de projetos eficaz é tão importante, muitas vezes é a única maneira de fazer com que todos trabalhem juntos em direção ao mesmo objetivo para que o resultado correto possa ser alcançado.

Neste artigo, vamos começar a fazer algumas perguntas que o ajudarão a avaliar onde a sua empresa está agora em relação à gestão de projetos.

Em seguida, falaremos sobre os obstáculos comuns de gestão de projetos, principalmente aqueles que podem ser resolvidos com a ferramenta certa.

Depois disso, daremos a você uma visão geral de como as ferramentas de gestão de projetos podem ajudar e, em seguida, examinaremos os principais recursos para procurá-los e dividi-los por sub-recursos.

Também falaremos sobre quais recursos podem estar a faltar e como essas desvantagens de algumas ferramentas podem tornar a gestão de projetos muito mais difícil.

Para terminar, vamos dar a você três dicas de compras específicas de custos, falar rapidamente sobre como escolher as ferramentas mais populares e deixar você com um plano de jogo para encontrar o software certo para a sua equipa.

Compreender o estado atual da gestão de projetos da sua empresa

maneiras melhores de agregar valor aos negócios

Para escolher a solução de gestão de projetos certa para o seu negócio, precisa saber como funcionam os seus processos e fluxos de trabalho de gestão de projetos agora.

Responda a estas perguntas para traçar um quadro da sua situação atual de gestão de projetos:

  • Quão complexos são seus projetos?
  • Em quais áreas suas equipas podem melhorar?
  • Quais são os estilos de gestão de projetos que a sua equipa usa?
  • Qual é o tamanho típico de uma equipa?
  • Quais ferramentas usa que não entregam resultados?
  • Tem aplicativos de negócios ou de produtividade que planeia usar no futuro?

Também pode precisar formar uma equipa com o seu diretor de TI para determinar os requisitos técnicos para configurar e integrar um novo sistema de gestão de projetos.

Obstáculos comuns de gestão de projetos

Há uma série de obstáculos que as equipas e gerentes de projeto enfrentam o tempo todo, incluindo:

  • Equipas geograficamente dispersas que são difíceis de se relacionarem ou motivar (seja uma equipa pequena ou grande)
  • Imprecisão ao reunir os requisitos
  • Gerente de projeto inexperiente
  • Metas ou visão insuficientes
  • Comunicação pobre
  • Estimativas pobres de recursos e / ou tempo por tarefa do projeto
  • Objetivos do projeto que estão sempre mudando
  • Perda de tempo procurando emails ou anexos

A ferramenta certa de gestão de projetos pode ajudar ou resolver muitos, ou todos esses desafios comuns.

O que as ferramentas de gestão de projetos fazem?

ferramentas de gestão de projetos

As ferramentas de gestão de projetos ajudam toda a equipa a ver um projeto do início ao fim, garantindo que ele seja executado no prazo e dentro do orçamento.

Eles permitem que os gerentes de projeto atribuam metas, agendas e atribuam tarefas e, em seguida, permitem que os membros da equipa colaborem num local centralizado para a atribuição das suas tarefas.

Documentos e versões de documentos podem ser partilhados e armazenados para acesso de todos e podem incluir informações sobre as alterações feitas.

O software de gestão de projetos geralmente terá um painel onde todos podem obter uma visão geral do projeto, incluindo estatuto, desempenho e progresso geral.

As ferramentas de gestão de projetos existem para apoiar a equipa para que eles possam realizar o trabalho, considerando diferentes estilos de trabalho e ambientes.

Isso significa que as equipas podem ser tradicionais, como todas trabalhando no mesmo prédio comercial, ou não tradicionais, como equipas remotas trabalhando em locais internacionais.

Principais recursos das ferramentas de gestão de projetos

Sem os recursos certos na ferramenta que você escolher, precisará de mais ferramentas para englobar tudo o que precisa.

Quando as equipas precisam usar várias ferramentas de produtividade em simultâneo, a produtividade acaba sendo limitada em vez de maximizada. 

Além disso, como os membros da equipa escolherão quais ferramentas usarão mais, é quase impossível colocar todos na mesma página e se comunicar com eficácia.

Considere esses recursos principais ao procurar o melhor software de gestão de projetos.

Atendimento ao cliente

Não importa o quão experiente você se torne com a sua ferramenta de gestão de projetos, chegará um momento em que precisará de ajuda externa.

Pessoalmente, eu não usaria nenhuma ferramenta de negócios importante sem saber que há uma equipa de atendimento ao cliente por trás dela que vai-me ajudar.

Idealmente, o software que acompanha terá dois tipos de suporte:

  • Autoatendimento, que pode incluir uma base de conhecimento rica ou uma longa secção de perguntas frequentes
  • Suporte ao vivo via chat, email ou telefone

Ao experimentar a ferramenta de gestão de projetos, como durante o período de teste gratuito, dê à equipa de suporte ao cliente alguns desafios para ver como eles respondem.

Mesmo sabendo que eles entram em contacto com você rapidamente ou que demoram uma semana para responder, pode afetar a sua decisão.

Se não tiver tempo extra para testar o suporte ao cliente, verifique as avaliações para ver como outros utilizadores experimentaram o atendimento ao cliente do software.

Gestão de documentos

À medida que os projetos são trabalhados, os membros da equipa vão partilhar documentos e fazer alterações neles. 

O software de gestão de projetos permite que tudo isso aconteça num local seguro e centralizado. 

Os recursos de gestão de documentos podem incluir:

  • Capacidade de partilhar arquivos de vários dispositivos e vários projetos
  • Uma biblioteca central onde todos os anexos e uploads podem ser pesquisados e acedidos
  • Bloquear arquivos para que as alterações não possam ser substituídas
  • Manter informações atualizadas e a capacidade de ver o que foi feito num documento através de controlo de alterações, histórico de documentos e gestão de versões
  • Partilhe documentos dentro de todas as ferramentas do software em vez de dedicar apenas uma área para partilha de documentos (por exemplo, ser capaz de partilhar documentos em ferramentas de comunicação e também em quadros de tarefas)

Flexibilidade da plataforma de gestão de projetos

Embora a flexibilidade não seja necessariamente um conjunto de ferramentas no seu software de gestão de projetos, é um componente altamente importante do software, afetando tudo, desde a usabilidade até a escalabilidade.

Aqui estão algumas coisas para prestar atenção como a flexibilidade:

  • Fácil configuração e gestão de projeto, sejam o projeto e as tarefas simples ou complexas (com dependência de tarefas), e novos ou rotineiros
  • Facilmente compreensível e possui treino intuitivo para utilizadores em todos os estágios, sejam eles membros da equipa novos ou veteranos
  • Ferramentas que podem ser facilmente acedidas quando precisa delas, sem atrapalhar quando não precisa
  • Disponibilidade 24 horas por dia, e em qualquer dispositivo

Integrações de aplicativos de gestão de projetos

Mesmo o melhor e mais robusto software de gestão de projetos pode não ter todos os recursos de que precisa, ou pode querer que seja um complemento para certas ferramentas que já usa.

Se determinou quais ferramentas usa atualmente que serão uma ajuda em vez de um obstáculo para o desempenho, então vai querer escolher um software de gestão de projeto que se integre perfeitamente aos seus processos atuais. 

Aqui estão alguns exemplos de integrações comuns:

  • Calendários: é provável que os membros da sua equipa tenham calendários pessoais, bem como o calendário de gestão de projetos. Ser capaz de combinar os dois, especialmente para que o calendário pessoal também mostre informações de trabalho, é uma grande ajuda para os membros da equipa que têm muitas informações para controlar.
  • Atividade de CRM: quando os dados são alterados no seu sistema de CRM, como Salesforce , o seu software de gestão de projeto pode receber uma notificação ou ser atualizado também. Por exemplo, se estiver a trabalhar num projeto para um cliente específico, o registo do cliente pode ser atualizado imediatamente com as informações mais recentes.
  • Email: adicione automaticamente emails filtrados ao software de gestão de projetos. Poderá ver e reagir aos emails mais importantes para o projeto, sem se distrair com emails desnecessários no momento.
  • Rede social: as marcas geralmente precisam monitorizar os seus perfis de redes sociais para atividades importantes da marca, mas fazer isso pode se tornar uma distração rapidamente. Para obter as informações de que precisa sem cair num buraco nas redes sociais, procure um software de gestão de projetos que monitorize as suas plataformas sociais e obtenha compromissos importantes para que possa responder rapidamente.
  • Atividade do site: muitas vezes é importante para as empresas saber sobre a atividade de alto nível do site, como preencher formulários quando isso acontece. Isso é particularmente importante para o suporte ao cliente e as equipas de vendas. Com as integrações da ferramenta de gestão de projetos, pode obter essas informações em tempo real para que a sua equipa possa responder rapidamente.

Gestão de recursos e carga de trabalho

É importante que os gerentes de projeto tenham uma visão geral clara do trabalho atual e futuro para gerir com precisão os recursos e a carga de trabalho (chamados coletivamente de gestão de recursos).

Esses recursos podem ajudar no seguinte:

  • Distribuir recursos com base na capacidade
  • Ver a disponibilidade dos membros da equipa para atribuí-los às tarefas
  • Veja quais membros da equipa trabalham em quais tarefas e determine quem está sobrecarregado e quem pode lidar com mais trabalho
  • Dispersar e equilibrar o trabalho para membros da equipa sobrecarregados
  • Atribuir trabalho a membros da equipa com lacunas
  • Monitorize os orçamentos do projeto para garantir que não os exceda

Um recurso útil é a autoavaliação da carga de trabalho, o que significa que os membros da equipa podem dar feedback sobre as suas próprias cargas de trabalho.

Isso permite que o gerente de projeto saiba se um membro da equipa está confortável ou desconfortável com o que é esperado dele.

Tendo essas informações, o gerente de projeto pode fazer alterações na gestão e alocação de recursos antes que uma tarefa ultrapasse o prazo final sem ser concluída.

Monitorização e Relatórios

Os recursos de monitorização e relatório, especificamente aqueles no painel central, permitem que o gerente de projeto e a equipa vejam como todos os projetos avançam.

Os recursos podem incluir:

  • Acede a um resumo que oferece uma visão geral dos trabalhos em andamento, atrasados e futuros
  • Painéis e relatórios personalizados
  • Métricas e estatísticas em tempo real que podem incluir tabelas, gráficos e cronogramas
  • Veja como o progresso da equipa se relaciona com o plano do projeto
Monitorização e Relatórios

Planeamento e programação de projetos

Com os recursos de planeamento e agendamento de projetos no seu software de gestão de projetos, pode definir metas e também descobrir como irá alcançá-las.

Os recursos podem incluir o seguinte:

  • Crie um modelo de projeto ou use aqueles já feitos
  • Defina os requisitos do projeto para que todos os membros da equipa estejam na mesma página
  • Elabore roteiros para estratégias de trabalho avançadas (metodologia ágil e gestão ágil de projetos)
  • Programe marcos e prazos para as tarefas de modo que a duração seja clara
  • Use o gráfico de Gantt para visualizar as programações e expectativas das tarefas

Quando se trata de planeamento e agendamento de projetos, considere o uso de um gráfico de Gantt.

Esses gráficos de barras horizontais ilustrarão dois elementos importantes de uma tarefa: a duração e a hierarquia. 

O gráfico de Gantt se conectará às tarefas que estão no seu quadro Kanban (falaremos sobre os quadros Kanban abaixo) para atualizar automaticamente o progresso do projeto

Segurança

Planeamento e programação de projetos

O software de gestão de projetos deve ser seguro para que a equipa e apenas a equipa tenha acesso.

Os recursos de segurança podem incluir:

  • Controle de acesso baseado em funções
  • Criptografia para proteger os dados em todos os arquivos, incluindo criptografia durante o trânsito e enquanto os arquivos estão em repouso
  • Vários backups que serão criados e criptografados diariamente e, em seguida, armazenados num local seguro
  • Controles de privacidade para conteúdo sensível
  • Verificação em duas etapas

Gestão de tarefas

Os recursos de gestão de tarefas incluem uma série de ferramentas para ajudar a atribuir, organizar e priorizar tarefas para que sejam concluídas corretamente e no prazo.

Essas ferramentas podem ajudar nas seguintes funções:

  • Notificar automaticamente os membros da equipa sobre atividades e prazos
  • Crie quadros, Kanban que incluem arquivos e comentários
  • Personalize a gestão de tarefas para indivíduos
  • Defina prazos para as tarefas para que os membros da equipa saibam o que é esperado deles
  • Atualizar lista de tarefas com estatuto que toda a equipa pode ver
  • Visualize todas as tarefas, incluindo as planeadas, mas não iniciadas; em andamento; em atraso; e completo

Uma ferramenta de gestão de tarefas incrivelmente útil é o quadro Kanban online, que é uma forma de organizar e gerir visualmente um projeto.

O quadro Kanban possui cartões e cada cartão representa uma tarefa. 

Os cartões podem ser colocados em uma das três colunas com base em qual estágio a tarefa está em planeada, trabalhada ou concluída. 

Conforme a tarefa passa por esses estágios, a pessoa designada para a tarefa move o cartão para a coluna correta.

Cada cartão também pode ter uma lista de verificação com subtarefas para que todos saibam as ações específicas que precisam ser executadas para concluir a tarefa.

Gestão de tarefas

Colaboração em equipa

Os recursos de colaboração em equipa permitem que colabore com todos os tipos de membros da equipa, sejam eles internos, remotos ou externos.

Ter um local de trabalho virtual e abrangente ajuda a equipa a planear e trabalhar em conjunto.

Colaboração em equipa

Os recursos de colaboração da equipa incluem:

  • Capacidade de partilhar dados, documentos e informações de contacto
  • Acessibilidade em qualquer dispositivo, o que é especialmente útil para membros da equipa em viagem
  • Calendários que podem ser sincronizados com calendários pessoais
  • Ferramentas de comunicação que podem substituir emails, como chat individual e mensagens em tempo real
  • Tópicos de conversação para centralizar toda a comunicação sobre uma tarefa ou projeto, incluindo anexos, comentários, feedback e tags
  • Reuniões online que podem ser agendadas e realizadas na ferramenta de gestão de projetos
  • Listas de tarefas pessoais com lembretes para manter os membros individuais da equipa em dia com os prazos
  • Indicadores visuais que eliminam a necessidade de mensagens mais longas, como indicadores de "percentagem concluída" em tarefas ou reações emoji

Quando se trata de recursos de colaboração em equipa, a ferramenta mais importante pode ser a ferramenta de comunicação.

Embora alguns softwares sejam capazes de puxar os seus emails, é mais conveniente para todos ter habilidades de comunicação integradas.

Aqui estão algumas vantagens de ter uma ferramenta de comunicação integrada:

  • Todas as informações sobre um projeto ficam no espaço virtual, o que é muito mais simplificado do que espalhar todas essas informações para diferentes membros da equipa por email. Os membros da equipa podem fazer perguntas, partilhar as suas ideias e documentos e oferecer feedback.
  • Identificar um membro da equipa enviará uma notificação em tempo real.
  • As hashtags facilitam para os membros da equipa encontrarem informações específicas num tópico.
  • Quando novos membros da equipa são trazidos a bordo, eles podem facilmente se atualizar a ler os tópicos de conversa.

Desvantagens de algumas ferramentas de gestão de projetos

Ao decidir qual ferramenta de gestão de projeto é a certa para você, é útil conhecer as desvantagens comuns de muitas ferramentas no mercado hoje.

Procurar os recursos que deseja incluir é apenas parte do processo, também deseja verificar se determinados recursos não fazem parte do pacote.

Recursos estranhos que complicam as tarefas

À primeira vista, pode parecer ótimo que uma ferramenta de gestão de projetos tenha um recurso para cada pequena parte do processo do conceito até a entrega.

No entanto, quando há uma ferramenta para cada tarefa, isso pode complicar totalmente o software de gestão de projetos.

Não apenas as tarefas podem acabar a levar mais tempo do que o necessário para serem concluídas, mas o próprio software terá uma curva de aprendizagem tão íngreme que será impossível fazer com que todos os membros da equipa aprendam o software completamente.

Recursos ausentes para tarefas simples

Por outro lado, por ter um conjunto de recursos desnecessários, faltam recursos para tarefas básicas recorrentes.

Por exemplo, se a sua ferramenta de gestão de projeto não tiver um recurso de notificações, os membros da equipa não serão alertados sobre os marcos que chegam ou os prazos que estão se aproximando.

Isso limita o quão bem o gerente de projeto pode se comunicar com a equipa.

Falta de transparência

Quando os relatórios de estatuto são restritos a apenas algumas pessoas da equipa, a transparência é limitada.

Os membros da equipa se beneficiam ao ver como um projeto vai e quais problemas precisam ser resolvidos.

A menos que haja um problema sério ou legal para restringir as informações relacionadas ao projeto, considere ferramentas de gestão de projetos que incentivem a transparência para que todos realmente sintam que fazem parte da equipa.

Requer treino extensivo para uso

As melhores ferramentas de gestão de projetos são intuitivas e fáceis de usar, o que significa que não requerem treino extensivo em técnicas de gestão de projetos.

Ferramentas que têm uma curva de aprendizagem severa e requerem muito treino são mais um risco do que um ponto forte. 

Se o gerente de projeto não consegue se atualizar rapidamente e também orientar o resto da equipa para usar a ferramenta de gestão de projetos, contratempos e falhas são muito prováveis.

3 dicas rápidas para escolher a melhor ferramenta de gestão de projetos

Falamos sobre os recursos a serem considerados quando se trata de encontrar o melhor software de gestão de projetos para você e, embora isso seja a parte principal do seu processo de pesquisa, não queremos deixá-lo ir sem oferecer algumas outras dicas de compras, principalmente relacionadas ao preço.

  1. 1
    Explore os seus modelos de preços. O preço apresentado pode ser apenas o começo. Frequentemente, esse software tem preços adicionais para cada equipe ou utilizador, que podem aumentar rapidamente. Mesmo as ofertas de software de gestão de projeto gratuito raramente são sem restrições ou limitações de gestão de recursos.
  2. 2
    Preste muita atenção aos recursos que são oferecidos nas diferentes camadas de preços. Os recursos básicos podem não ser suficientes para a sua equipa.
  3. 3
    Descubra quanto suporte ao cliente pode aceder gratuitamente versus quais tipos de suporte terá que pagar. Por exemplo, a base de conhecimento e alguns tickets de suporte podem ser gratuitos, mas o treino pode ser algo pelo qual tenha que pagar.

Uma nota sobre popularidade

Há uma tonelada de ferramentas de gestão de projetos para escolher, e restringir as suas opções pode parecer um ciclo interminável de pesquisas e anotações. 

Apesar de nunca querermos desencorajá-lo de ir com um recém-chegado ao cenário que realmente tem um maravilhoso conjunto de ferramentas de gestão de projeto, sentimos que escolher as opções mais populares é a aposta mais segura.

Os produtos mais populares são populares por uma razão, eles têm um ótimo histórico com os clientes e, essencialmente, estabeleceram a referência quando se trata de recursos.

As soluções que estão em demanda estão em alta porque funcionam muito bem. 

Embora essas ferramentas possam não ser a solução certa para você, elas são um ótimo lugar para começar.

Próximos passos

Agora que tem controle sobre o seu fluxo de trabalho de gestão de projeto atual e descobriu os recursos que deseja e não deseja, é hora de aplicar esse conhecimento.

Faça uma lista de verificação que inclua os seus requisitos atuais e projetados, incluindo os recursos de que precisa.

Além disso, observe quais recursos deseja, mas não é necessário (por exemplo, quais recursos prefere, mas não pagará a mais antes).

Também é útil determinar onde está feliz em fazer uma troca por uma questão de funcionalidade (de qual recurso desistiria para ter outro no seu lugar).

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Sobre o Autor

Joao Botas

João é um profissional de marketing digital com mais de uma década de experiência em negócios online. Ao longo da sua carreira, ele ganhou experiência em todas as áreas do marketing digital, desde redes sociais até publicidade paga. Ele trabalhou em projetos de clientes e projetos de afiliados. Hoje, ele está focado em construir novos projetos e direcionar tráfego através de SEO e publicidade paga.